Algunos consejos para tener la oficina ordenada


Dentro del servicio de “tareas de oficina” se ofrece la aplicación práctica de una serie de consejos muy útiles para poner en orden la documentación de su negocio o despacho. Esto es así porque la mayoría de los ciudadanos que vuelven al trabajo, normalmente después de unas vacaciones, pierden un tiempo valioso de productividad a la hora de volver a la rutina, pues tienen que poner en orden el espacio de trabajo. No obstante, aquí tienen una serie de consejos para que esa vuelta a la rutina sea menos “traumática”.
Para comenzar a organizar siempre se suele empezar por deshacerse de las cosas que se consideran que se pueden remplazar fácilmente o que se pueden guardar en un archivo que no ocupe espacio, como es el digital. A continuación algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de recoger un escritorio o sitio de trabajo desordenado.

  • Imprimir por imprimir, o guardar resmas de hojas con información desactualizada, esta OUT, los archivadores o las AZ donde antes guardábamos todo por orden alfabético, es propio del siglo XX. Actualmente puede guardar una copia de cualquier pago o factura en carpetas virtuales con copia de seguridad ya sea en disco duro o en la nube.
  • Aprovecha todos los estuches de regalos, como latas de galletas, los vasos y los souvenirs, para organizar los bolis, clips, gomas y demás cosas que vea perdidas sobre el escritorio.
  • Organice las cosas cotidianas que pertenecen en su escritorio de manera que este contacto con ellos cuando los necesite.
  • Su monitor del ordenador, el teclado y el teléfono debe ser el punto focal de su escritorio si se utiliza la mayoría de ellos. Mantenga los post it de notas junto con una pluma (verifique que tienen tinta y tire las que no funcionan).
  • Otros elementos que se utilizan con menos frecuencia como la grapadora o perforadora, pueden ser expulsados hacia el perímetro para que sean de fácil acceso pero no saturen el espacio de trabajo de mano si es que no utiliza su ordenador para todo.
  • Junte todos los cables con bridas. Únalos dejando espacio para futuros cambios o movimientos de los aparatos  y trate de ocultar los cables  a lo largo de la pared o detrás de los muebles o divisiones de la oficina. No dude en contactar si no sabe para qué sirve cada cable.

Otras recomendaciones para una buena organización del sitio de trabajo:

1. Olvídese de los antiguos archivadores de “entradas y salidas”, hoy por hoy no son muy prácticos, por un lado no son tan grandes como para poder poner allí todos los pendientes y en segundo lugar, ocupan un preciado espacio (casi el doble para sostener una pila de papel) y para terminar… otro objeto para limpiar, teniendo en cuenta que usualmente están llenos de varillas que atraen el polvo.

2. Si tiende a hacer pilas de papeles, utilice carpetas con clips derechos, ahora vienen con etiquetas borrables, va acomodando allí la papelería por categoría para encontrar rápidamente lo que necesita.

3. Si tiene que cambiar el teclado, puede aprovechar para buscarlo con tapa abatible en la parte superior o inferior, con ella se puede deshacer de la cajita de click, ganchos, pasadores, cauchos y otros elementos que se ven por ahí “pululando”.

4. Tenga una agenda pequeña SÓLO para direcciones web, claves, recetas, y absténgase de poner en ella personas o contactos; ésta agenda la tendrá guardada en su sitio de trabajo… no es tu agenda de teléfonos; si está haciendo éstas anotaciones en su agenda habitual, deje de hacerlo inmediatamente (tenga en cuenta que muchas veces sacamos la agenda con nosotros).

5. Las etiquetas de todo tipo, borrables, magnéticas, y de cualquier otra clase, son un gran aliado para recordar temas pendientes; no abuse de su utilización porque terminará por ignorarlas y cuando cumpla un objetivo, despéguela.

6. Designe a un día para comprar algunas tarjetas de felicitación para los amigos y la familia, no las saque del celofán de embalaje (para que no se pongan amarillas) y déjelas en un sitio de su oficina… nunca más tendrá que hacer una carrera de última hora.

7. Aunque las cajas están muy de moda por la versatilidad en cuanto a diseño, son buenas para cables, esa grapadora que ya no utilizas pero no quieres tirar y éste tipo de objetos… al archivador “A-Z” de toda la vida nada lo desbanca, a diferencia de las cajas… aquí no tendrás que sacar todo el contenido para verla de principio a fin, tampoco las apilas en forma vertical para tener que cargarlas todas si buscas la última (como suele ser).

8. Si no grapa o utiliza las tijeras a diario, trate de quitarlas de la superficie del escritorio y mantenerlas en un cajón; las tijeras “enterradas” en el bote de los bolígrafos da un mal aspecto.

9. Para recordar lo más importante del día, en la noche intente sacar un tiempo, tenga am ano un Post-it con un boli y según recuerde, haga una lista de lo necesita para llevar a cabo al día siguiente, con el tiempo terminará por adquirir la costumbre de confiar en su lista.

10. Intente comenzar a usar el calendario de escritorio con el espacio para hacer anotaciones sobre cada día; con tinta de diferentes colores, puede utilizarlo para atender cosas de trabajo y de casa.

11. Tenga la costumbre de desarrollar sus propias claves para cuando organice su agenda, poder poner al lado “comprar regalo”; en ese mismo momento y cuando lo consigne en su calendario… ponga otro recordatorio unos 3 días antes, con ello nunca te pillarán desprevenido.

12. Si no lo ha utilizado en el último año y está a la vista en su oficina…NO VALE, si no se quiere deshacer de eso, introducirlo en las cajas (para esto son muy útiles), también puede donarlos o venderlos por la web.

13. Siempre archive pensando en su declaración de impuestos… es decir las carpetas de papelería que sabe que va a necesitar para su presentación… según llegue a sus manos copias y a la carpeta; lo va a agradecer.

14. Limpia el contenido de las agendas de contactos de móviles y ordenadores, muchas veces grabamos en el móvil el teléfono del repartidor de Amazon por un envío en particular… y ahí se queda.

Si quiere más información al respecto no dude en contactar con DeLaIsla.Es:

Fuente: consejosdelimpieza.com

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