El archivo y la clasificación de documentos en una oficina


En la oficina, el archivo y la clasificación de los documentos, es una de las tareas administrativas que comporta una gran responsabilidad. Para esta tarea, existen numerosas maneras de organizarse y de archivar la documentación, dependiendo de la actividad que tenga la oficina, pero para todas en general, existen métodos básicos de clasificación y archivo sobre los que trabajamos en DELAISLA.ES

– El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

– Los básicos son los Archivos Generales, Archivos Alfabéticos, Archivos Numéricos, Archivos Alfa Numéricos.

– Los archivos pueden realizados en estantes con archivadores de palanca, carpetas, o separadores, y si se maneja suficiente documentación es mejor utilizar un mueble gavetero, donde se pueda guardar la información en carpetas o subarchivos.

– El sistema alfabético es como su nombre indica; se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto.

– El sistema numérico, usa números en vez de usar el alfabeto, generalmente se usa para clasificar por años, luego los meses y los días, son muy útiles para realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si va a usar los números consecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia, al igual que para el archivo alfabético usted necesitará colocar una hoja de control o guía donde indique el orden de archivo y lo que se archiva en él.

– El archivo alfanumérico es una combinación de ambos sistemas por ejemplo: A-1, A-2, A-100, etc.; pueden ser también 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientación de las personas que lo usan debe contener la hoja de control o guía.

– El archivo general está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que si deben ser archivadas.

– En cada sistema de archivo debe tener una hoja de control o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolución.

También elaboramos a medida su propio archivo, bajo su criterio y necesidad de acuerdo a sus necesidades.

En una oficina bien organizada siempre debe existir un sistema de archivo que facilite ubicar la documentación y sobre todo para no llenar el escritorio de una torre de papeles. Muchas veces, este proceso de clasificación y archivo se deja de lado debido a la priorización del trabajo, pues requiere la inversión de un tiempo que no puede restarse a otras labores más productivas. En DELAISLA.ES le ofrecemos la posibilidad de hacernos cargo de la clasificación y el archivo de sus documentos, para que pueda emplear todo el tiempo en las tareas propias de su empresa.

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